Änderungen bei der Rechnungseingangsbearbeitung!
Die DekaBank Deutsche Girozentrale hat ihren Rechnungseingangsprozess optimiert und vollumfänglich auf den Empfang elektronischer Rechnungsdaten umgestellt.
Alle Rechnungen der Deka-Gruppe werden über unseren Partner OpusCapita Software GmbH empfangen.
Bitte beachten Sie, dass dieser Prozess nicht für Rechnungen gilt, die für das Sondervermögen der beiden Kapitalverwaltungsgesellschaften Deka Immobilien Investment GmbH und WestInvest GmbH bestimmt sind.
Für Sie als Lieferant ergeben sich dadurch folgende Vorteile:
Alle Rechnungen der Deka-Gruppe werden über unseren Partner OpusCapita Software GmbH empfangen.
Bitte beachten Sie, dass dieser Prozess nicht für Rechnungen gilt, die für das Sondervermögen der beiden Kapitalverwaltungsgesellschaften Deka Immobilien Investment GmbH und WestInvest GmbH bestimmt sind.
Für Sie als Lieferant ergeben sich dadurch folgende Vorteile:
- Zeit- und Kostenersparnis bei der Erstellung der digitalen Rechnung
- Transparenz bei der Rechnungszustellung
- beschleunigte Zustellung und Bearbeitung Ihrer Rechnung
- umsatzsteuerkonforme und rechtssichere Übertragung der elektronischen Rechnung
Die Übertragung der Rechnungen erfolgt als PDF-Anhang per E-Mail.
Bei Rechnungsstellung als PDF-Anhang per E-Mail nutzen Sie bitte ab sofort die für die jeweilige Gesellschaft gültige E-Mailadresse:
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Gesellschaft |
E-Mailadresse |
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DekaBank |
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Deka Immob. Invest. GmbH |
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WestInvest GmbH |
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bevestor GmbH |
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Deka Vermögensmanagement GmbH |
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Deka Vermögensverwaltung GmbH |
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DekaBank Niederlassung Luxemburg |
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Deka International S.A. Luxemburg |
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DVM Luxemburg |
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Sonstige Gesellschaften Luxemburg |
Für die Rechnungsübertragung entstehen Ihnen keine Anbindungs- oder Transaktionskosten.
Bitte beachten Sie, dass es für eine effiziente Rechnungsbearbeitung zwingend notwendig ist, dass auf Ihren Rechnungen unsere Bestellnummer bzw. ein Deka-Ansprechpartner mit E-Mailadresse aufgeführt ist. Nur dann können wir eine zeitnahe und korrekte Rechnungsabwicklung gewährleisten. Rechnungen ohne Bestellbezug bzw. Nennung des Deka Ansprechpartners werden zukünftig abgewiesen.
Darüber hinaus möchten wir darauf hinweisen, dass Ihre Rechnung(en) bitte nur einmal und nur auf einem Zustellungsweg geschickt werden. Rechnungsdubletten führen zu unnötigen Zahlungs- und Prozessverzögerungen!
Die bestehende Rechnungsadresse bleibt unverändert.
Bitte beachten Sie, dass es für eine effiziente Rechnungsbearbeitung zwingend notwendig ist, dass auf Ihren Rechnungen unsere Bestellnummer bzw. ein Deka-Ansprechpartner mit E-Mailadresse aufgeführt ist. Nur dann können wir eine zeitnahe und korrekte Rechnungsabwicklung gewährleisten. Rechnungen ohne Bestellbezug bzw. Nennung des Deka Ansprechpartners werden zukünftig abgewiesen.
Darüber hinaus möchten wir darauf hinweisen, dass Ihre Rechnung(en) bitte nur einmal und nur auf einem Zustellungsweg geschickt werden. Rechnungsdubletten führen zu unnötigen Zahlungs- und Prozessverzögerungen!
Die bestehende Rechnungsadresse bleibt unverändert.
Die wichtigsten Anforderungen für die Digitalisierung von E-Mail Rechnungen sind:
- Es dürfen aus steuerlichen Gründen nur unveränderbare Anhänge verarbeitet werden, daher können nur Rechnungen im .pdf- oder .tif-Format akzeptiert werden.
- Pro Einzelrechnung ist eine Datei zu erstellen und an uns zu senden. Sollten mehrere Rechnungen in einer Datei enthalten sein, werden diese nicht bearbeitet.
- Die Rechnung inkl. aller rechnungsrelevanter Anlagen (z. B. Leistungsnachweise, Hotelbelege) muss in einem Dokument gesendet werden. Rechnungen mit separaten Anhängen können von unserem Dienstleister nicht verarbeitet werden.
- Eine E-Mail kann bis zu 10 Dokumente umfassen.
- Die maximale Größe eines Anhangs beträgt 10 MB.
- Die erste Seite der Datei muss immer die Rechnung sein, die Anlagen müssen danach eingeordnet sein.
- Das maximale Papierformat für einen Anhang beträgt A3 (minimale Größe ohne Einschränkung).
- Das Ausdrucken und anschließende wieder Einscannen von Rechnungen führt zu Qualitätsverlusten und ist zu vermeiden. Kommentare oder rechnungsrelevante Informationen können in der Email, mit der die Rechnung geschickt wird, mitgegeben werden.
Bei Rechnungen, die dennoch zuerst ausgedruckt und anschließend gescannt werden, müssen folgende Mindestanforderungen erfüllt sein:
- Die Druckqualität muss mindestens 600 dpi betragen
- Die Auflösung des Scans muss mindestens 300dpi betragen